Voorwaarden
Open Call

1. Contractpartijen en toepassingsgebied

ExhibitX BV, handelend onder de naam Box Apollo (hierna ook "Box Apollo" genoemd), organiseert de open oproep onder de naam "Open Call — hele jaar open" (hierna ook de "Open Oproep" genoemd). Deze Algemene Voorwaarden voor Deelname aan de Open Oproep (hierna de "Voorwaarden") regelen de deelnameveereisten en de rechten en plichten van de personen die deelnemen aan de Open Oproep (hierna ook de "Deelnemer" en gezamenlijk de "Deelnemers"), alsmede de rechten en plichten van Box Apollo.

2. Totstandkoming van de deelnameovereenkomst

2.1 E-mail

Deelname aan de Open Oproep vereist het sturen van een e-mail met document zoals beschreven op de website naar marloes@boxapollo.nl.

2.2 Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst tussen Box Apollo en personen die in aanmerking komen voor deelname wordt gesloten door een e-mail naar marloes@boxapollo.nl te sturen met de intentie om een inzending te doen voor de Open Call.

2.3 Consumentenbescherming

De Algemene Voorwaarden kunnen vóór de totstandkoming van de overeenkomst op deze pagina worden ingezien en afgedrukt. Box Apollo bewaart de tekst van deze Algemene Voorwaarden en stelt deze beschikbaar aan de Deelnemer via de website. Deelname aan de Open Oproep is gratis.

3. Deelnamevoorwaarden

3.1 Algemene voorwaarden

Rechtspersonen geregistreerd bij hun landelijke Kamer van Koophandel of gelijksoortige organisatie, en natuurlijke personen die ten minste 18 jaar oud zijn en volledig rechtsbekwaam zijn, mogen deelnemen.

3.2 Rechten

Deelnemers moeten houders zijn van alle noodzakelijke rechten op het ingediende plan, in het bijzonder:

• Auteursrecht op eigen beeld en tekst als auteur of fotograaf
• Rechten om beelden en teksten van andere personen te verspreiden en te publiceren
• Rechten op afgebeelde objecten of handelsmerken, of het recht om die te verspreiden

3.3 Aanvullende beperkingen

De volgende personen zijn uitgesloten van deelname:

• Personen in dienst van ExhibitX BV (Box Apollo)
• Familieleden van deze personen

4. Deelnameregels

4.1 Periode van de Open Oproep

De Open Oproep start op 14 april 2026 om 10:00 uur CET en blijft doorlopend open. Inzendingen kunnen op elk moment per mail worden ingediend.

4.2 Bekendmaking

Deelnemers van wie het project is geselecteerd, ontvangen een melding van Box Apollo op het e-mailadres waarmee het plan is ingediend. Box Apollo neemt contact op met geselecteerde deelnemers om mogelijke samenwerkingsmogelijkheden te bespreken. Voor elke tentoonstelling, ervaring of verder gebruik van het geselecteerde plan is een aparte overeenkomst tussen Box Apollo en de Deelnemer vereist.

4.3 Verboden inhoud

De Deelnemer mag geen plannen indienen die in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving, inbreuk maken op de rechten van derden, besmet zijn met malware (bijv. virussen, Trojaanse paarden, spyware, enz.) of haatzaaiende, discriminerende, immorele, gewelddadige, onmenselijke, pornografische of seksueel expliciete inhoud bevatten.

5. Verlening van gebruiksrechten

5.1 De Deelnemer verleent Box Apollo een niet-exclusief, onherroepelijk, niet-sublicenseerbaar, wereldwijd recht om het ingediende plan te gebruiken voor de uitvoering van de Open Oproep, in het bijzonder om het ingediende plan op te slaan voor de selectie. Ingezonden plannen zullen door Box Apollo niet voor andere doeleinden worden gebruikt en niet worden gedeeld met andere Deelnemers. De Deelnemer kan te allen tijde een verzoek sturen voor het verwijderen van het ingediende plan.

5.2 Elk verder gebruik van de geselecteerde plannen vereist de sluiting van een aparte overeenkomst tussen Box Apollo en de Deelnemer.

6. Garantie en aansprakelijkheid van de deelnemer

6.1 Eigendom van rechten

De Deelnemer garandeert dat alle benodigde rechten uitsluitend in zijn/haar bezit zijn en/of er toestemming is van derden voor het gebruik.

6.2 Geen inbreuk op rechten

De Deelnemer garandeert dat het verstuurde plan geen inbreuk maakt op rechten van derden, in het bijzonder:

• Geen auteursrechten van derden zonder toestemming
• Geen rechten van afgebeelde personen zonder toestemming
• Geen merkrechten of andere industriële eigendomsrechten zonder toestemming

6.3 Aansprakelijkheid voor inbreuken

6.3.1 De Deelnemer vrijwaart Box Apollo van alle vorderingen die voortvloeien uit de inbreuk op rechten veroorzaakt door het ingediende plan.

6.3.2 De vrijwaring omvat in het bijzonder: (a) vorderingen van derden voor schadevergoeding, inclusief materiële en immateriële schade, (b) vorderingen tot een gerechtelijk bevel, (c) vorderingen tot informatieverstrekking en verantwoording, en (d) de kosten van noodzakelijke juridische verdediging, inclusief gerechts- en advocaatkosten.

6.3.3 De verplichting tot schadevergoeding geldt alleen indien de inbreuk het gevolg is van opzet of nalatigheid van de Deelnemer. De Deelnemer is niet verplicht tot schadevergoeding indien de inbreuk voortvloeit uit instructies van Box Apollo.

6.3.4 De Deelnemer verbindt zich ertoe Box Apollo te ondersteunen bij de verdediging tegen vorderingen van derden en alle noodzakelijke informatie en documenten te verstrekken.

7. Aansprakelijkheid van Box Apollo

7.1 Beperking van aansprakelijkheid

Box Apollo is niet aansprakelijk voor (a) technische problemen tijdens het versturen van het plan veroorzaakt door onderbrekingen van de internetverbinding, serverstoringen of onderhoud waarover Box Apollo geen controle heeft, (b) verlies van gegevens tijdens de overdracht als gevolg van technische problemen die niet aan Box Apollo kunnen worden toegeschreven, en (c) ongeautoriseerde toegang door derden tot ingediende plannen, mits Box Apollo redelijke beveiligingsmaatregelen heeft getroffen.

7.2 Geen aansprakelijkheid voor overmacht

Box Apollo is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door overmacht, waaronder natuurrampen, oorlog, terroristische aanslagen, stakingen of overheidsbevelen.

7.3 Geen aansprakelijkheid voor inhoud ingediend door deelnemers

Box Apollo is niet aansprakelijk voor de inhoud van de ingediende plannen, met name voor de wettigheid, kwaliteit of geschiktheid voor een bepaald doel. De verantwoordelijkheid ligt uitsluitend bij de Deelnemer.

7.4 Geen aansprakelijkheid voor beschikbaarheid van website en e-mail

Box Apollo garandeert niet de ononderbroken beschikbaarheid van de website of indiening per e-mail. Kortstondige onderbrekingen als gevolg van technische problemen of onderhoud zijn voorbehouden.

7.5 Uitzonderingen op de aansprakelijkheidsbeperkingen

De bovenstaande aansprakelijkheidsbeperkingen zijn niet van toepassing (a) op schade voortvloeiend uit letsel aan leven, lichaam of gezondheid, (b) op schade voortvloeiend uit opzettelijke of grove nalatigheid van Box Apollo of haar wettelijke vertegenwoordigers, (c) op schade voortvloeiend uit de schending van essentiële contractuele verplichtingen waarbij het bereiken van het contractdoel in gevaar komt; in dit geval is de aansprakelijkheid beperkt tot de typische, voorzienbare schade.

8. Geschillenbeslechting

Box Apollo is niet bereid en niet verplicht deel te nemen aan geschillenbeslechtingsprocedures voor een arbitragecommissie. Deelname aan dergelijke procedures is vrijwillig en niet bindend voor beide partijen. Mocht er een geschil ontstaan, dan kan eerst mediation plaatsvinden en vervolgens eventueel de reguliere rechtbanken worden geraadpleegd.

9. Slotbepalingen

9.1 Tekstvorm

Wijzigingen en aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden moeten in tekstvorm worden vastgelegd. Dit geldt ook voor wijzigingen in deze tekstvormclausule zelf.

9.2 Scheidbaarheidsclausule

Indien individuele bepalingen van deze Algemene Voorwaarden ongeldig zijn of worden, blijft de geldigheid van de overige bepalingen onverminderd van kracht. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het economische doel van de ongeldige bepaling zo goed mogelijk dient.

9.3 Toepasselijk recht

Het Nederlandse recht is van toepassing. Voor deelnemers die in het buitenland wonen of gezeteld zijn, is het Nederlandse recht van toepassing, tenzij dwingende internationale regelgeving of dwingende wetten van het land van de deelnemer met gewone verblijfplaats prevaleren.

Voor alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst is de bevoegde rechter in Haarlem gevestigd.